La Foire est le premier canal de mise en réseau pour établir le contact avec les clients, les fournisseurs et les distributeurs.Il est donc important d’être soutenu par des professionnels qui de par les compétences, représentent pleinement l’identité et la philosophie de l’entreprise. Il y a beaucoup d’agences dans ce secteur, donc se déplacer vers le bon fournisseur peut être un peu compliqué.

Demandez l’expérience de l’agence.

Il est vrai que l’accueil évènementiel n’est pas un métier qui nécessite une formation particulière mais, en même temps, il est bon de savoir si vous aurez des profils juniors, ou s’ils ont de l’expérience (congrès, exposition, promotion, etc.).

Demandez des références

La plupart des clients n’ont pas le temps ou le moyen de rencontrer les profils avant l’événement. Pour cette raison, il est important d’avoir une idée, à travers des photos récentes et naturelles, de choisir, même en position debout, les profils d’ajustement pour l’image de marque.

Vérifiez la présence sur place de l’agence

Il est important de s’assurer que l’agence peut réellement envisager un certain nombre de ressources qui sont sur place, ne reposant donc pas sur des agences externes ou sous-traitées. De cette façon, vous pouvez éviter les déceptions, comme un prix plus élevé, ou de payer les frais de transport si vous n’avez pas préalablement convenu pour eux.

Veiller à ce que le personnel reçoive un contrat en vertu de la loi (une assurance civile et responsabilité)

Bien qu’il devrait être évident, il est toujours préférable de le demander pour ne pas avoir des surprises désagréables.

Fournir un briefing clair sur l’activité.

Une hôtesse formée avant la foire sera certainement plus coopérative et active : vous devriez donc écrire un court document sur :

  • Une brève présentation de l’entreprise et de l’événement auquel vous participez
  • Les tâches d’hôtesse (réception, distribution de dépliants et brochures, support de langue, etc.)
  • Le code vestimentaire de l’hôtesse
  • Heures de travail et tous les autres détails organisationnels (pauses, etc.)

Jetez un œil à la réputation de l’agence sur le web

Il suffit de googler et de trouver les avis sur l’agence (relation avec l’hôtesse, rapidité des paiements, professionnalisme). Il existe de nombreux groupes dédiés à ce sujet qui permettent aux hôtesses et aux promoteurs de partager des informations et des expériences : une manière intelligente d’éviter les agences non professionnelles.